Já perguntou para algum colega de trabalho qual a área mais importante de uma empresa? Provavelmente ele respondeu financeiro. Sim, a maioria das pessoas tendem a responder financeiro, pois nesse setor temos a personificação do lucro, que é o objetivo final de todo negócio.
Mas, uma organização é como um quebra-cabeças, que se faltar uma peça não fica completo. Ou seja, todas as áreas de uma empresa são importantes.
Se a companhia lucra é porque vendeu um produto ou serviço por um preço justo e de boa qualidade. Se vendeu é porque comprou matéria-prima de um fornecedor com as mesmas condições. Se comprou é porque tem um estoque bem estruturado, e assim até completar a importância de todas as áreas de uma empresa.
E será que quando um cliente solicita um produto para uma companhia, primeiramente ela solicita que o setor de compras realize a aquisição, ou ela pede para o setor de estoques fazer a conferência do item que o requisitante deseja?
Neste artigo vamos mostrar que a interdependência entre gestão de compras e de estoques é mais forte do que se imagina.
O que é gestão de compras?
Gestão de compras é a atividade principal do departamento responsável pela aquisição de suprimentos para a empresa, seja matéria-prima ou produto acabado.
Esse setor é fundamental para a formação de preços e otimização dos lucros de uma organização, pois se compra bem, se vende e se lucra bem.
E para evitar desperdícios ou falta de produtos é necessário estar interligado com a gestão de estoques.
Como a gestão de compras está interligada com a gestão de estoques?
Como já foi dito, elas são interdependentes, ou seja, quando uma empresa faz a provisão de recursos, ela verifica o estoque para saber o que vai comprar.
Organizações que compram sem saber o que tem no estoque estão condenadas ao fracasso, ao desperdício e ao prejuízo.
Portanto, é necessário que elas se atentem para a gestão de compras e de estoques com as cinco dicas a seguir.
- Provisão de recursos
Toda empresa deveria fazer uma provisão anual conforme o volume de vendas e estoque. Assim ficará mais fácil e organizado no momento da aquisição dos recursos.
Claro, que existem exceções e pode ser que um cliente novo precise de uma alta demanda de determinado produto e a organização não tenha no estoque, mas a provisão auxilia na economia da gestão de compras.
Ela poderá ser feita em uma planilha do Excel ou software de gestão utilizado pela empresa e deverá ficar disponível para as áreas interligadas.
- Parceria com fornecedores
É fundamental que a organização desenvolva parcerias com diversos fornecedores para negociar preços e prazos com mais facilidade.
A empresa precisa observar se o fornecedor tem:
- Boa credibilidade no mercado;
- Disponibilidade e qualidade de produtos;
- Agilidade na entrega de itens;
- Experiência no ramo de atuação;
- Sigilo de informações;
- Boa localização para facilitar o transporte de mercadorias, dependendo do tipo de serviço ou produto oferecido pela empresa;
- Assegura troca de peças com defeito de fabricação ou garantia do serviço prestado.
- Avaliação de vendas
As organizações precisam avaliar as vendas e o estoque para comprar melhor.
É necessário avaliar cada proposta de venda aceita pelo cliente juntamente com o estoque para verificar quais produtos vendem mais, se algum vende mais em determinada época do ano ou é perecível.
Assim, é possível montar uma provisão de recursos adequada, evitando excesso de produtos no estoque e comprando conforme o histórico de demanda dos clientes.
- Controle do estoque
É fundamental registrar as entradas e saídas de produtos e matérias-primas para saber a frequência das compras.
Ele é planejado para acompanhar os produtos armazenados para assegurar que os pedidos dos clientes serão atendidos sem ocorrer excessos ou prejuízos.
E a organização precisa entender que uma mercadoria parada é dinheiro parado, cenário que afeta diretamente a saúde financeira da empresa, portanto é necessário que ela acompanhe o estoque juntamente com os setores de compras e de vendas.
- Padronização dos produtos
A padronização representa o cadastro de produtos com o objetivo de facilitar a identificação e registro por meio de uma planilha ou software de gestão de estoques.
A sua intenção é fazer uma descrição correta dos itens, excluindo aqueles que estão repetidos, mas que apresentam numerações distintas. Desta forma, reduz-se os produtos que têm a mesma categoria a um padrão ou modelo específico.
Outras vantagens:
- Criação de informações importantes, que ajudam na tomada decisão;
- Redução dos produtos armazenados;
- Diminuição do risco de ficar sem determinado item;
- Verificação das necessidades de itens.
As organizações, além de focar no lucro e entender que todas as áreas dela são importantes, também precisam visualizar que gestão de compras e de estoques são interdependentes e que se forem valorizadas podem reduzir custos, otimizar estoque, evitar prejuízos e mercadorias em excesso.
O que a sua empresa está fazendo para otimizar a gestão de compras e de estoques? Compartilhe com a gente nos comentários.
